« Est-ce quelqu’un sait où trouver le formulaire B24 de Juin dernier ? » « Où puis-je retrouver les factures de l’an passé de ce client ? » « Je ne retrouve plus les courriers adressés à cette entreprise ! » Voici une petite liste non exhaustive des nombreuses remarques et complaintes ponctuant toute organisation. L’accès et la recherche de documents papier sont souvent laborieux et chronophages. Le volume de données traitées en entreprise nécessite une classification et un archivage. Véritable mémoire de la société, l’ensemble de ces documents prend de la place, peut être disséminé sur plusieurs sites, et est rarement sécurisé. De même, ces documents dans leur version numérique, nécessitent des espaces de stockage conséquents, auxquels tous les collaborateurs d’une société n’ont pas forcément accès, s’ils en connaissent seulement l’existence ? . Le temps passé à rechercher ces documents est souvent supérieur à celui même de les produire, ce qui entraîne une perte de productivité pour la société.
A ces constatations s’ajoutent l’arrivée de nouvelles normes fiscales, réglementaires, les exigences des démarches ISO 9001, autant de paramètres qui imposent à l’entreprise une maîtrise documentaire totale.
Le choix d’intégrer une GED prend alors tout son sens. La Gestion Electronique de Documents est un logiciel qui va permettre d’organiser, de gérer et d’archiver les flux de documents au sein de l’entreprise. C’est la dématérialisation de l’information. En effet, la GED permet aux utilisateurs de numériser, d’envoyer par e-mail, de partager et d’archiver de manière sécurisée un volume important de documents sous forme électronique. Elle facilite l’automatisation des tâches et permet aux entreprises de réduire leur empreinte carbone, avec à la clef de multiples bénéfices :
- Gain de temps et de productivité
- Economie et Réduction des coûts financiers liés à la gestion des documents
- Audits facilités grâce à l’automatisation du classement et à l’archivage électronique
- Centralisation de l’information en un point unique
- Partage d’information avec l’écosystème de l’entreprise
- Mobilité renforcée avec un accès aux informations depuis un smartphone ou une tablette
- Simplification des tâches de validation
- Optimisation du traitement des demandes clients et fournisseurs
- Sécurité et confidentialité des données avec un niveau de sauvegarde optimal
A l’ère du « tout numérique », où la « Data » se monnaye et s’exploite, où les attaques informatiques n’ont jamais été aussi nombreuses, structurer et protéger l’ensemble de ses documents est essentiel, pour ne pas dire vital.
En capitalisant sur la GED, les organisations font le choix de la performance, de l’efficacité et de la pérennité.
