Facturation électronique et conformité fiscale : ce que chaque DAF doit savoir

La facturation électronique ne se limite pas à un outil informatique, c’est avant tout un sujet de conformité fiscale et légale. Pour les directeurs administratifs et financiers des entreprises françaises, maîtriser les obligations réglementaires est indispensable pour éviter les redressements fiscaux et sécuriser les relations avec l’administration. Quels sont les pré-requis légaux ? Comment garantir l’authenticité et l’intégrité des factures ? Quel archivage mettre en place ? Décryptage des enjeux de conformité dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

Les obligations légales de la facture électronique selon le Code Général des Impôts

Le Code Général des Impôts impose des mentions obligatoires sur toute facture, qu’elle soit papier ou électronique. Pour les entreprises assujetties à la TVA en France, le respect de ces obligations est essentiel pour garantir la déductibilité fiscale et éviter les sanctions lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Les mentions obligatoires pour toutes les factures électroniques

Avec la réforme de la facturation qui s’appliquera progressivement selon le calendrier officiel à partir du 1er septembre 2026, les entreprises établies en France devront respecter un ensemble de normes strictes. Les grandes entreprises et ETI devront être les premières à s’y conformer, suivies des PME et TPE en janvier 2027.

Informations du fournisseur et du client pour transmettre les données :

• Identité complète du fournisseur (nom ou raison sociale, adresse)
• Identité complète du client destinataire
• Numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise émettrice
• Numéro SIREN du client destinataire
• Numéro de TVA intracommunautaire pour les transactions intra-UE
• Coordonnées de contact pour la transmission des données et le suivi des opérations

Données relatives à la transaction et aux prestations de services :

• Date d’émission de la facture électronique
• Numéro unique de facture suivant une séquence chronologique
• Description détaillée des prestations de services ou produits vendus
• Quantité et nature exacte des biens ou services fournis
• Prix unitaire hors taxe pour chaque ligne de facturation
• Taux de TVA applicable selon le régime fiscal
• Montant de TVA par taux appliqué
• Montant total TTC (toutes taxes comprises)
• Mention de la catégorie de l’opération (vente, prestation, ou les deux)
• Mention relative à l’option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant
• Adresse complète de livraison du bien ou service si différente de l’adresse du client

Pour être conforme dans le cadre de cette nouvelle obligation, une facture sous forme électronique doit respecter un format structuré normé (Factur-X, UBL, CII ou équivalent) et être transmise via une plateforme agréée ou solution compatible désignée par l’entreprise, ce qui garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données tout au long du cycle de vie de la facture.

Garantir l’authenticité et l’intégrité : une obligation renforcée

Pour une facture électronique, deux conditions supplémentaires s’imposent selon la réforme en vigueur : garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu. L’authenticité signifie que vous devez pouvoir prouver que la facture provient bien du fournisseur indiqué. L’intégrité impose que le contenu n’a pas été modifié depuis son émission et son envoi initial, ce qui permet de lutter efficacement contre la fraude fiscale et de réduire les erreurs de traitement.

Archivage légal des factures électroniques : durée, format et accessibilité

L’archivage des factures électroniques est soumis à des règles strictes définies par le Code Général des Impôts. Pour les entreprises établies en France, le respect de ces obligations est crucial pour éviter les sanctions et garantir la sécurité juridique de vos documents fiscaux dans le cadre de la nouvelle réglementation.

Durée et conditions de conservation selon le calendrier réglementaire

La durée de conservation légale est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Pendant toute cette période, les factures devront rester accessibles, lisibles et exploitables par l’administration fiscale en cas de contrôle. Cette obligation s’applique aussi bien aux factures que vous émettez qu’à celles que vous recevez de vos fournisseurs, quelle que soit votre forme juridique ou la taille de votre entreprise.

Formats d’archivage recommandés par les plateformes agréées

Formats acceptés pour l’archivage électronique :

• Factur-X : Format hybride PDF/XML garantissant la pérennité et la double lecture
• UBL : Universal Business Language, standard européen pour l’e-invoicing
• CII : Cross Industry Invoice, format structuré international
• PDF/A : Format PDF normalisé pour l’archivage à long terme
• XML accompagné du PDF : Double archivage pour sécurité maximale

Le format d’archivage doit garantir l’intégrité et la lisibilité dans le temps. Si vous archivez vos factures au format Factur-X ou UBL via une plateforme de dématérialisation, assurez-vous que vous disposerez des outils pour les relire dans 10 ans. Certaines entreprises privilégient l’archivage en format PDF/A accompagné des données structurées pour éviter tout risque d’obsolescence technologique.

Systèmes d’archivage performants et solutions techniques

L’accessibilité est également cruciale pour respecter vos obligations. En cas de contrôle fiscal, vous devez être capable de fournir n’importe quelle facture en quelques minutes. Un système d’archivage électronique performant doit offrir un ensemble de fonctionnalités avancées.

Fonctionnalités indispensables des solutions d’archivage :

• Recherche multicritères (date, fournisseur, client, montant, numéro)
• Indexation automatique des documents lors de la réception
• Sécurité des données avec chiffrement et contrôle d’accès
• Sauvegarde redondante sur plusieurs sites géographiques
• Interface utilisateur intuitive pour les collaborateurs
• Traçabilité complète des consultations et modifications
• Garantie de réversibilité en cas de changement de service
• Outils de reporting et d’export pour l’administration
• Conformité aux normes d’archivage à valeur probante

Externalisez cette fonction auprès d’un tiers archiveur certifié si vous n’avez pas les ressources internes. Les plateformes spécialisées offrent des garanties de disponibilité et assurent la conformité réglementaire sur le long terme.

Contrôle fiscal et factures électroniques : comment se préparer ?

Lors d’un contrôle fiscal, l’administration demandera systématiquement à consulter vos factures, la piste d’audit associée et les preuves de transmission via une plateforme agréée. Avec la facturation électronique, le contrôle devient plus simple pour le fisc : les données structurées permettent des analyses automatisées, des recoupements et la détection rapide d’anomalies.

Audit interne préventif : les points de contrôle essentiels

Pour vous préparer efficacement, effectuez régulièrement des audits internes de votre système de facturation. Cette démarche proactive vous permet d’identifier et de corriger les problèmes avant qu’ils ne soient détectés par l’administration.

Points de contrôle pour recevoir des factures et en émettre conformément :

1. Conformité des mentions obligatoires

• Vérifier la présence de toutes les informations requises sur chaque facture
• Contrôler la validité des numéros SIRET et TVA intracommunautaire
• S’assurer de la cohérence des adresses et coordonnées
• Valider les taux de TVA appliqués selon les prestations
• Vérifier la date d’émission et la séquence chronologique

2. Transmission via plateforme agréée

• Confirmer que toutes les factures transitent par une plateforme certifiée
• Vérifier les accusés de réception et de lecture
• Contrôler la traçabilité de l’envoi et de la réception
• S’assurer du respect du calendrier de transmission

3. Rattachement au contexte économique

• Chaque facture doit être liée à un bon de commande ou un contrat
• Existence d’un bon de livraison ou certificat de réalisation
• Preuve de réception par le client
• Cohérence entre montants facturés et montants commandés

Constitution d’un dossier de conformité complet

Constituez un dossier de conformité qui documente votre dispositif de facturation électronique. Ce dossier servira de référence lors d’un contrôle fiscal et démontrera votre professionnalisme.

Éléments à inclure dans votre dossier :

• Procédures internes : Manuel décrivant le processus complet
• Choix technologiques : Documentation de votre solution et conformité
• Contrats prestataires : Conventions avec plateformes et tiers archiveurs
• Attestations de conformité : Certificats délivrés par vos fournisseurs
• Politique de sécurité : Mesures de protection des données
• Historique des contrôles : Rapports d’audit interne et actions correctives
• Formation des équipes : Preuves de sensibilisation des collaborateurs

Caplaser vous accompagne dans votre conformité fiscale

Caplaser, une société du groupe itp, vous accompagne dans la mise en conformité de votre facturation électronique sur l’ensemble du territoire national. Notre expertise en matière de conformité fiscale et notre connaissance approfondie des solutions Sage et Divalto nous permettent de sécuriser vos processus et de vous protéger.

Support national via le groupe itp :

Nous intervenons dans les principales villes de France pour assurer un accompagnement de proximité : Paris, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Nancy, Castres, Bordeaux, Caen, Agen, Tarbes, Manosque, Montpellier et Toulon. Notre réseau national nous permet de déployer rapidement vos projets et d’assurer un service réactif. Une fois que vous aurez mis en place votre système, nous restons à vos côtés pour le suivi et l’optimisation continue.

FAQ – Questions Fréquentes

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